Pengetahuan Kesekretariatan

Tugas Mata Kuliah Pengetahuan Kesekretariatan

Oleh : Frida Sintyani

D-III Kesekretariatan Universitas Brawijaya

BAB I

KESEKRETARIATAN

I. DEFINISI

Kesekretariatan merupakan pekerjaan dari para sekretaris yang, bertugas, bertanggung jawab dan yang dibicarakan pada bab ini.

Sekretaris: seseorang yang dipercaya memegang rahasia atau memjperoleh kepercayaan

Dari atasan untuk menangani masalah surat menyurat dan mengatur pekerjaan rutin, terperinci untuk atasan.

Kesekretariatan : segala kegiatan yang dilakukan oleh secretariat. Jadi kesekretariatan menyatakan kegiatan dan tata kerjanya.

Administrasi kesekretariatan: keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.

Fungsi secretariat: sebagai suatu organisasi yang satuan organisasi yang merupakan tempat sekretaris dan pembantunya melakukan rangkaian kegiatan demi menunjang pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan lancar.

TUJUAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

? Mempelancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern

? Mengamankan rahasia perusahaan atau organisasi

? Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran pelaksanaan fungsi manajemen

FUNGSI ADMINISRTRASI KESEKRETARIATAN

? Menadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen

? Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan

? Sebagai alat komunikasi perusahaan

? Sebagai alat pelaksana pemegang perusahaan

? Sebagai pusat dokumentsi

RUANG LINGKUP KEGIATAN SEKRETARIAT

Pada umumnya kegiatan secretariat meliputi:

? Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan surat menyurat, yang meliputi perbuatan, penerimaan, pengolahan, dan penyimpanan.

? Menyelenggerakan tata hubungan baik secara intern maupun secara ekstern.

? Menyelenggarakan kepantiaan rapat

? Menyelenggarakan kegiatan yang sifatnya rahasia

? Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu atau pengunjung.

? Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang pelaksanan tugas pokok dan menyediakan fasilitas, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaaan tugas pokok organisasi.

II. PENJELASAN SEKRETARIS

Sekretaris berasal dari bahasa latin yang berarti rahasia (secretum). Sejretaris kantor adalah seseorang yang dituntut persyaratan tentang ketrampilan, pendidikan dan pengetahuanya.

1. cerdas dan cakap

2. siap menerima tanggung jawab

3. mempunyai kepribadian menarik di kantor swasta atau pemerintah

4. menunjang kantornya berjalan lancer dan membuat setiap usaha berhasil

5. mempunyai pengetahuan yang luas tentang perkantoran

6. dapat di banggakan untuk kantor dan atasan

7. membuat setiap usaha menuju penngkatan dan keberhasilan kantor

II. KEPERCAYAAN

Kepercayaan memegang rahasia atau keterangan dan kedudukan sekretaris menuntut standart etika dan moral yang tinggi. Dia tak hanya mempunyai data dan beban keyakinan di kantor, tetapi juga mempunyai data mengenai beberpa pegawai tertinggi posisinya sampai pegawai baru. Hal ini demi keberhasilan.

IV. KESEMPATAN MENUJU PENINGKATAN

Jenjang seorng sekretaris dapat melambung tak terhingga. Jenjang hanya di batasi oleh kemampuan yang ada. Bila dia bimbang memikul tanggung jawab, ceroboh dalam tindakan bekerja, berwatak putus asa dan suka mengkritik berarti doa mempunyai hambatan untuk mempiroleh peningkataan. Tetapi mutu seseorng yuang berkecimpung dalam dunia sekretaris biasanya tak hanya menghadapi tantangan dari pegawai lainya saja.

Kedudukan sekretaris merupakan kedudukan yang baik dalam pemerintah maupun swasta. Keinginan, cita-cita dan ambisi sekretaris akan menuju pada peningkatan bila hal ini merupakan minatnya.

V. MENINGKATKAN KEMAMPUAN

Ada sekretaris yang menyukai pergantian dalam pekerjaan untuk memperkaya pengalaman di beberapa kantor. Pengetahuan dan kemampuanya dalam hal kesekretariatan akan melincinkan jalan pada kedudukan yang lebih baik, serta demi memperoleh kepuasan.

VI. MENERIMA TANGGUNG JAWAB

Sekretaris baru akan menerima tanggung jawab atau akan menghindari hal itu. Itu merupakan pilihan dengan kemungkinan memperokeh kegemberaaan, keberhasilandan pekerjaan yang menarik bila berminar

Sebagian besar sekretaris yagn berbakat saat ini menduduki jabatan pada kantor besar. Dia memulai karirnya sebagai sebagai sekretaris pada kantor yagn masij merintis dalam usahanya. Dia berusaha mengetahui usaha kantornya sebik mugkin, sehingga tertambah pengetahuan dan penglamanya mulai dari awal. Di samping itu dia juga memiliki kemampuan untuk mendidik pegawai baru dan sekretaris yang bekerja di kantornya, meskipun saat ini dia menjadi pejabat, dia juga mengingat awal mulanya.

1. SEKRETARIS PRIBADI

Sekretaris pribadi adalah: seseorang yang mengerjakan kegiatan kantor, untuk membantu seseorang tertentu, dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam hal ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaab tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan.

Contoh:

- sekretaris pribadi seorang bintang film

- sekretaris pribadi seorang profesor, dan lain-lain

2. SEKRETARIS PIMPINAN

Sekretaris pimpinan adalah: seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas kantor unttuk seseorang pimpinan tertentu. Sekretaris dalam pengertian ini adalah pegawai atau staf dari organisasi atar perusahaan, diangkat dan digaji oleh perusahaan atau organisasi yang bersangkutan. Sekretaris ini tidak semata-mata bekerja untuk kepentingan pribadai pimpinan, tetapi bersifat kedinasan. Dalam arti bahwa sekretaris disini merupakan seorang staf yang membantu pimpinan dalam penghimpunan, pencatatan, pengolahan, dan pengurusan informasi.

Dalam bahasa inggris sekertaris seperti ini juga privat sekertary. Selain itu ada juga yang disebut sekertaris direksi atau sekertarisnya pimpinan tertinggi, yaitu sekertaris yang menyelenggarakan administrasi untuk suatu badan, direksi atau pimpinan tertinggi.

Dalam melaksanakan tugasnya, sekertaris direksi dapat dibantu oleh pegawai lain sebagai bawahannya, apabila lingkup pekerjaan terlalu luas. Oleh sebab itu sekertaris direksi sering bertindak sebagai pimpinan dalam kelompoknya. Jika dibandingkan dengan sekertaris pribadi, maka sekertaris direksi mempunyai tugas dan tanggung jawab yang lebih besar, sehingga sekertaris direksi harus mempunyai kemampuan yang lebih besar pula. Sekertaris direksi sering disebut kepala sekertaris atau pimpinan dalam bagiannya.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dalam kegiatan administrasi yang dilakukan, pasti dihasilkan produk-produk

kantor seperti surat, formulir, dan laporan. Jadi, kegiatan administrasi pada dasarnya

adalah menghasilkan, menerima, mengolah, dan menyimpan berbagai surat, formulir

laporan dan lain sebagainya.

Agar kegiatan administrasi dapat berjalan lancar dan teratur maka diperlukan

sistem kearsipan yang baik. Arsip – arsip yang dimiliki oleh bagian administrasi

tidak semuanya akan terus digunakan. Ada arsip – arsip tertentu yang harus

dimusnahkan atau dipindah menjadi arsip inaktif. Dalam kegiatan pengarsipan,

terutama dalam proses penyimpanan dibutuhkan biaya yang cukup besar. Tenaga –

tenaga profesional juga dibutuhkan dalam kegiatan pengarsipan supaya arsip dapat

dengan mudah ditemukan jika sewaktu – waktu diperlukan.

Jika sistem kearsipan dalam bagian administrasi berjalan dengan baik maka

kegiatan administrasi akan berjalan dengan lancar. Dan sebaliknya jika sistem

kearsipan kurang diperhatikan, maka kegiatan adminstrasi akan sedikit terhambat.

Hal ini dikarenakan arsip – arsip dan dokumen – dokumen yang sulit ditemukan atau

bahkan tidak diketahui keberadaannya.

Berdasarkan pada uraian tersebut, maka penulis menyusun makalah berjudul

“SISTEM KEARSIPAN PADA BAGIAN ADMINISTRASI”

1.2. Ruang Lingkup

Kegiatan Kearsipan dalam kegiatan administrasi memiliki ruang lingkup

yang luas. Agar penyusunan makalah ini berjalan sesuai aturan yang ada, maka ruang

lingkup pembahasan akan dibatasi pada uraian berikut ini.

Adapun batasan pembahasan ruanga lingkup meliputi :

a. Pengertian arsip dan kearsipan

b. Pengelompokan arsip

c. Sistem penggolongan arsip

d. Prosedur kearsipan

e. Peralatan dan perlengkapan kearsipan yang digunakan

f. Pemeliharaan dan perawatan arsip

g. Penyusutan dan pemusnahan arsip

1.3. Tujuan Penulisan

Tujuan pembahasan pada makalah ini adalah sebagai berikut :

a. Untuk mengetahui tata cara kearsipan pada bagian administrasi

b. Untuk mengetahui tujuan dan macam – macam arsip

c. Untuk mengetahui pengelompokan arsip

d. Untuk mengetahui prosedur kearsipan

e. Untuk mengetahui peralatan dan perlengkapan kearsipan

f. Untuk mengetahui pemeliharaan arsip

g. Untuk mengetahui penyusutan dan pemusnahan arsip.

BAB II

SISTEM KEARSIPAN PADA BAGIAN ADMINISTRASI

2.1. Pengertian Kearsipan

Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran

Modern, arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis

karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat

ditemukan kembali.

Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata

usaha yang berupa penyusunan dokumen – dokumen secara sistematis sehingga

bilamana diperlukan lagi, dokumen – dokumen itu dapat ditemukan kembali secara

cepat.

2.2. Pengelompokan Arsip

Pengelompokkan arsip menurut subjek dan isisnya dapat dibagi sebagai

berikut :

a. Arsip Keuangan

Arsip keuangan adalah arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan.

Contoh : laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat

perintah membayar, dsb.

b. Arsip Kepegawaian

Arsip kepegawaian adalah arsip yang berhubungan dengan masalah – masalah

kepegawaian. Contoh : data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat

pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dsb.

c. Arsip Pemasaran

Arsip pemasaran adalah arsip yang berhubungan dengan masalah – masalah

pemasaran. Contoh : surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan,

daftar pelanggan, daftar harga, surat perjanjian sewa,dsb.

d. Arsip Pendidikan

Arsip pendidikan adalah arsip yang berhubungan dengan masalah – masalah

pendidikan. Contoh : kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, rapor,

transkrip mahasiswa, dsb.

2.3. Sistem Penggolongan Arsip

Sistem penggolongan disebut juga sistem klasifikasi, sistem klasifikasi arsip,

sistem klasifikasi kearsipan atau sistem kearsipan (filing system).

Berikut dikemukakan 5 macam sistem penggolongan beserta untung ruginya.

a. Penggolongan menurut abjad (alphabetical classification)

Penggolongan menurut abjad adalah penggolongan, dimana dokumen –

dokumen disimpan menurut huruf – huruf yang pertama daripada nama –

nama orang atau organisasi, kemudian menurut huruf – huruf yang kedua.

Keuntungan – keuntungan daripada penggolongan menurut abjad adalah :

1. Mudah menggolongkan surat – surat

2. Penyimpanaan cepat, tanpa indeks

3. Sederhana dan mudah dimengerti.

Kerugian – kerugiannya adalah :

1. Dalam menemukan surat ini memerlukan waktu yang lama untuk

menemukan surat – surat

2. Sulit mengenai nama – nama yang sama

3. Surat – surat mungkin lebih baik disusun menurut pokok – pokok

surat yang berlainan.

b. Penggolongan menurut nomor (numerical classification)

Penggolongan menurut nomor adalah penggolongan dimana tiap dokumen

atau map diberi nomor dan disimpan menurut urutan nomor.

Sebuah variasi yang lazim adalah numeric desimal (decimal numeric) seperti

yang dipergunakan dalam perpustakaan –perpustakaan, dimana tiap golongan

dibagi menjadi 10 subbagian, tiap subbagian dibagi lagi menjadi 10 cabang

subbagian dan seterusnya.

Keuntungan – keuntungan daripada penggolongan menurut nomor adalah :

1. Ketelitian yang lebih besar dalam penyimpanan

2. Nomor surat dapat dipergunakan sebagai suatu referensi

3. Perluasan yang tidak terbatas adalah serba mungkin.

4. Indeks merupakan suatu daftar yang lengkap dan dapat dipergunakan

untuk tujuan – tujuan yang lain, misalnya sebagai Indeks alamat.

Kerugian – kerugiannya adalah :

1. Banyak waktu dipergunakan untuk dikembalikan pada indeks

2. Arsip untuk bermacam – macam kertas adalah tidak mudah

menyusunnya

Komentar ditutup.